1
START YOUR DAY WITH A priority LIST
Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM.
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming. For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.
2
TIME BLOCKING and CALENDARIZING
Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently.
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news. I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait. Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar.
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
3
ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. énNem csak a telefonos értesítések kikapcsolása a nap folyamán, hanem folyamatosan kapcsolom a telefonomat repülőgép módra, tehát nincs kísértés, hogy még a képernyőt is megnézzük, és megnézem a felsorolt értesítések gátját.
A csapatmenedzsmentnek és a kommunikációnak szintén hatékonynak kell lennie. Lehet, hogy egy teljes bejegyzést írok a csapatkezelésről és a kommunikációról. Mégis érdemes megjegyezni, hogy jó, ha tudatja kollégáinak, hogy a legjobban dolgozik az idő blokkolásával, naptárba helyezésével és az értesítések kikapcsolásával, hogy sikeresen kezelje a csapat elvárásait. Ha tudják, hogy így strukturálják a napját, akkor tudják, hogy nem szakítanak meg téged, és csak később kérdezzék meg a kérdéseit, vagy (b) kérdéseket küldnek neked stb. Később a nap folyamán kiosztottad.
Természetesen ez nem mindig lehetséges vagy praktikus. Mindig vannak olyan napok, amikor valami sürgősen alakul ki, és nem lehet olyan merev, hogy nem tudsz kiugrani a rutinból, és olyasmivel foglalkozni, amely időérzékeny. De azt tapasztaltam, hogy a megszakítások 90% -a nem igazán érzékeny. Ez csak valami, ami egy kolléga abban az időben gondolkodik, vagy egy e -mail, amely véletlenszerűen érkezik, amikor egy másik feladat közepén van. A tényleges sürgős kérdések 10% -ában légy rugalmas és foglalkozzon velük, de ha ezeket a módszereket követi, akkor azt találja, hogy visszanyeri az életét és az idejét a munkahét másik 90% -ában.
4
Legyen tiszta és szervezett
Ez nyilvánvalónak tűnik, de ezt keményen kell dolgoznom. Természetesen nem vagyok valaki, aki veleszületett boldogságot és elégedettséget talál a tökéletesen kifogástalan otthon vagy a munkaterület. Nem vagyok Marie Kondo/Monica Geller, és a szórakoztató szombatról szóló elképzelésem nem tartalmaz címkevert vagy a konténerboltba történő utazást.
Dolgoznom kell rajta, és tudatos erőfeszítéseket kell tennem. Megtanultam, hogy az alapvető szervezet nemcsak a mentális tisztaság és a termelékenység, hanem az időgazdálkodás is. A középiskolában, a főiskolán stb. Pazaroltam, mert nem tudtam emlékezni, hová mentem egy bizonyos fájlt, vagy nem találtam azt az egy ruhát, amelyet viselni akartam – seesh, ez szédül, csak gondolkodva. – 30 másodpercbe telik, hogy valamit szervezett módon távolíts el, de 30 perc (vagy több!) El kell szakítani otthonát vagy irodáját, aki azt keresi, amikor minden zavarban van. Ne felejtsd el ezt minden alkalommal, amikor nem érzed magad, mintha valamit elhelyezel.
Hasznosak -e ezek az időgazdálkodási tippek?
Összességében ezek valóban pozitív változások, amelyeket a napi napról megtehetnek, hogy sokkal jobban érezzék az idejét és a termelékenységet. Felismerje, hogy a nem mindennapi lesz tökéletes, és nem kell elriasztania, ha hiányzik egy tennivalót, vagy az idő blokkolása kiszáll a csapásból.
Kritikusan döntő dolog az, hogy ezeket a tippeket keretként használja, és elkezdje ezeket a szokások kiépítését. Még akkor is, ha nem megy zökkenőmentesen, még mindig sokkal jobb lesz, mint másképp. Az idő múlásával úgy érzi, hogy sokkal több irányítással rendelkezik. Ne tegyen túl nagy nyomást magadra, mert ezt hasznosnak kell lennie. Soha nem szabad úgy éreznie, hogy „kudarcot vallott” ezen a ponton, ahol feladja az egész rendszert. Tegyen egy lépést egyszerre, egy napra, és örülsz, hogy megtetted.
